Załącznik

do zarządzenia nr 8/2014

Dyrektora ZKiW w Kamienicy Szlacheckiej

z dnia 21  maja 2014 r.

REGULAMIN  UDZIELANIA  ZAMÓWIEŃ  PUBLICZNYCH W ZKiW KAMIENICY SZLACHECKIEJ

o wartości nieprzekraczającej w złotych równowartości 30.000 euro

§ 1.

ZAKRES STOSOWANIA

1. 1.        Regulamin określa zasady i tryb udzielania zamówień publicznych o wartości netto nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro i ma zastosowanie do udzielania zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane, finansowanych z budżetu ZKiW w Kamienicy Szlacheckiej.
2. 2.        Do zamówień o wartości netto nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro, realizowanych w projektach współfinansowanych ze środków zewnętrznych (funduszy unijnych), stosuje się wytyczne właściwe dla programów operacyjnych i mechanizmów finansowych, w ramach których realizowane są te projekty.

§ 2.

SZACOWANIE WARTOŚCI ZAMÓWIEŃ

1. 1.        Wartość zamówień, o których mowa w zarządzeniu, ustala się zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tj Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą PZP.
2. 2.        Przy ustalaniu wartości szacunkowej zamówienia należy przestrzegać przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych dotyczących zakazu dzielenia zamówienia oraz zaniżania jego wartości w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy PZP.
3. 3.        Do zamówień tego samego rodzaju o wartości szacunkowej nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości 30 000 euro na dostawy, usługi czy roboty budowlane, realizowanych w danym roku budżetowym lub w okresie realizacji projektu współfinansowanego ze środków funduszy europejskich nie stosuje się przepisów ustawy PZP, zgodnie z art. 4 pkt. 8 tej ustawy.
4. 4.        Szacunkowa wartość zamówienia wyrażona w euro będzie ustalana na podstawie aktualnie obowiązującego rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro, stanowiącego podstawę przeliczenia wartości zamówienia publicznego.

§ 3.

OGÓLNE ZASADY UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ

1. 1.        Każdy pracownik zatrudniony w sekretariacie ZKiW w Kamienicy Szlacheckiej zobowiązany jest stosować zasady określone w niniejszym zarządzeniu.
2. 2.        Osoby wykonujące czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia zobowiązane są zapewnić bezstronność i obiektywizm.
3. 3.        Dokumentację z przeprowadzonego postępowania przechowuje pracownik merytorycznie odpowiedzialny za udzielone zamówienie na zasadach określonych w odrębnych przepisach.
4. 4.        Korespondencję z Wykonawcami należy prowadzić w formie wybranej przez prowadzącego postępowanie tj.: pisemnie, faksem, telefonicznie lub drogą elektroniczną.
5. 5.        Zamówienia muszą być dokonywane zgodnie z przepisami ustawy o finansach publicznych, tj. w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów, w sposób umożliwiający terminową realizację zadań, w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.
6. 6.        Zamówienia muszą być udzielane z zachowaniem zasad jawności, uczciwej konkurencji oraz równego traktowania Wykonawców.
7. 7.        Każdy pracownik zatrudniony w sekretariacie ZKiW w Kamienicy Szlacheckiej zobowiązany jest do prowadzenia Rejestru Zamówień Publicznych. Do Rejestru należy wpisać każde zamówienie o wartości poniżej 30.000 euro netto. Wzór Rejestru określa załącznik nr 1 do Regulaminu. Za wprowadzenie zamówienia do Rejestru odpowiedzialny jest pracownik realizujący zamówienie. Rejestr prowadzony jest za poszczególny rok kalendarzowy. Po zakończeniu roku Rejestr należy przekazać do księgowości GZEAS celem sporządzenia sprawozdania z udzielonych zamówień publicznych.
8. 8.        Za czynności związane z przygotowaniem, przeprowadzeniem i udzieleniem zamówień odpowiedzialna jest właściwa merytorycznie osoba odpowiedzialna za realizację zamówienia.

§ 4.

ZASADY UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ DO KWOTY NETTO 30.000 ZŁOTYCH

1. 1.        Pracownik prowadzący postępowanie, przed udzieleniem zamówienia, zobowiązany jest do przeprowadzenia rozeznania rynku i oszacowania wartości zamówienia.
2. 2.        Rozeznanie rynku polega na ustaleniu ceny u co najmniej jednego potencjalnego wykonawcy z wykorzystaniem w szczególności: Internetu, łączności telefonicznej lub faksowej.
3. 3.        Zamawiający może przeprowadzić z wybranym Wykonawcą negocjacje dotyczące ceny lub warunków realizacji zamówienia.
4. 4.        Czynności rozeznania rynku nie wymaga sporządzania notatek, ani protokołów.
5. 5.        Rozeznanie rynku i ustalenie ceny stanowi podstawę do sporządzenia zamówienia lub umowy. Zamówienie lub umowa podlega rejestracji w Rejestrze Zamówień Publicznych, o którym mowa w §3 ust.7.

§ 5.

ZASADY UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ OD KWOTY 30 001 ZŁOTYCH NETTO DO 60.000 ZŁOTYCH NETTO

1. 1.        Pracownik prowadzący postępowanie, przed udzieleniem zamówienia, zobowiązany jest do przeprowadzenia rozeznania rynku i oszacowania wartości zamówienia.
2. 2.        Rozeznanie rynku polega na:

1.1.       ustaleniu cen u co najmniej dwóch potencjalnych wykonawców z wykorzystaniem w szczególności: Internetu, łączności telefonicznej lub faksowej lub

1.2.       skierowaniu zapytań ofertowych do co najmniej dwóch Wykonawców i zebraniu ofert,

1. 2.        Zapytanie ofertowe może zostać wysłane faxem, e-mailem lub przesyłką listową. Wymóg ustalenia cen u co najmniej dwóch potencjalnych wykonawców nie obowiązuje, jeżeli zachodzą obiektywne okoliczności uzasadniające udzielenie zamówienia określonemu wykonawcy. Fakt ten wymaga opisania w protokole.
2. 3.        W zapytaniu należy określić co najmniej: przedmiot zamówienia, termin realizacji, warunki płatności, termin złożenia oferty, kryteria oceny ofert, jeżeli stosowane będą inne kryteria niż cena.
3. 4.        Zamawiający może przeprowadzić z wybranym Wykonawcą negocjacje dotyczące ceny lub warunków realizacji zamówienia.
4. 5.        Na podstawie rozeznania rynku pracownik proponuje wybór najkorzystniejszej oferty i przedkłada do zatwierdzenia kierownikowi Zamawiającego w formie protokołu. Wzór protokołu określa załącznik    nr 2 do Regulaminu.
5. 6.        Zatwierdzony protokół stanowi podstawę do sporządzenia zamówienia lub umowy. Zamówienie lub umowa podlega rejestracji w Rejestrze Zamówień Publicznych, o którym mowa w § 3 ust. 7.

ZASADY UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ OD KWOTY 60 001 ZŁOTYCH NETTO DO 30.000 EURO NETTO

1.    Pracownik prowadzący postępowanie, przed udzieleniem zamówienia, zobowiązany jest do przeprowadzenia rozeznania rynku i oszacowania wartości zamówienia.

2.    Rozeznanie rynku polega na:

1.1. ustaleniu cen u co najmniej trzech potencjalnych wykonawców z wykorzystaniem w szczególności: Internetu, łączności telefonicznej lub faksowej lub

1.2. skierowaniu zapytań ofertowych do co najmniej dwóch Wykonawców i zebraniu ofert,

2.    Zapytanie ofertowe może zostać wysłane faxem, e-mailem lub przesyłką listową. Wymóg ustalenia cen u co najmniej trzech potencjalnych wykonawców nie obowiązuje, jeżeli zachodzą obiektywne okoliczności uzasadniające udzielenie zamówienia określonemu wykonawcy. Fakt ten wymaga opisania w protokole.

3.    W zapytaniu należy określić co najmniej: przedmiot zamówienia, termin realizacji, warunki płat-ności, termin złożenia oferty, kryteria oceny ofert, jeżeli stosowane będą inne kryteria niż cena.

4.    Zamawiający może przeprowadzić z wybranym Wykonawcą negocjacje dotyczące ceny lub wa-runków realizacji zamówienia.

5.    Na podstawie rozeznania rynku pracownik proponuje wybór najkorzystniejszej oferty i przedkłada do zatwierdzenia kierownikowi Zamawiającego w formie protokołu. Wzór protokołu określa załącznik nr 2 do Regulaminu.

6.    Zatwierdzony protokół stanowi podstawę do sporządzenia zamówienia lub umowy. Zamówienie lub umowa podlega rejestracji w Rejestrze Zamówień Publicznych, o którym mowa w § 3 ust. 7.

Załącznik nr 1

Do Regulaminu udzielania zamówień publicznych w ZKiW w Kamienicy Szlacheckiej

o wartości nieprzekraczającej w złotych równowartości 30.000 euro

Rejestr zamówień publicznych o wartości poniżej 30.000 euro udzielonych w roku ……………

Stanowisko: …………………………………………………..

.                                                                                                                                                                                                                                                                                                            .                                                                                                             ...........................................................

                                                                                                                (data i podpis osoby prowadzącej rejestr)

Załącznik nr 2

Do Regulaminu udzielania zamówień publicznych w Zespole Kształcenia i Wychowania w Kamienicy Szlacheckiej

o wartości nieprzekraczającej w złotych równowartości 30.000 euro

Protokół z przeprowadzonych czynności postępowania o udzielenie zamówienia

o wartości powyżej 30.001 złotych netto i poniżej 30.000 euro netto

1. Zamawiający: Zespół Kształcenia i Wychowania w Kamienicy Szlacheckiej
2. Przedmiot zamówienia: ………………………………………………………………………………...……. ………………………………………………………………………………………………………………….
3. Osoba prowadząca postępowanie: …………………………………………………………………………….
4. Wartość szacunkowa zamówienia ustalona została na kwotę: ………………………………………………...
5. Ustalenia wartości zamówienia dokonano w dniu ..…………… r. na podstawie: cen rynkowych przedmiotu zamówienia/analizy wydatków z ubiegłego roku lub poprzednich 12 miesięcy/wysokości wydatków planowanych w budżecie na dany cel/kosztorysu inwestorskiego/inne …………………………..*
6. W celu przeprowadzenia rozeznania rynku dokonano ustalenia cen u co najmniej dwóch/trzech* potencjalnych wykonawców z wykorzystaniem w szczególności: Internetu, łączności telefonicznej lub faksowej lub skierowano zapytania o ofertę do następujących Wykonawców /należy załączyć ewentualne wydruki z Internetu, potwierdzenia korespondencji skierowanej faksem, mailem, pisemnie lub notatki z rozmów/:

         …………………………………………………………………………………………..

         …………………………………………………………………………………………..

         …………………………………………………………………………………………..

1. Zebrano następujące oferty /należy podać nazwę Wykonawcy, cenę, ewentualnie inne warunki mogące mieć wpływ na wybór Wykonawcy/:

         …………………………………………………………………..……………………….

         ………………………………..………………………………………………………….

1. Dodatkowe ustalenia, negocjacje: …………………………………………………………………...

         ………………………………………………..…………………………………………

1. W wyniku przeprowadzonego postępowania wybrano ofertę /nazwa i adres Wykonawcy/: …........................ .......................................................................................................................................................

          za cenę netto ............................ zł, cenę brutto (z podatkiem VAT) ...........................zł.

1. Uzasadnienie wyboru i inne istotne z informacje: ............................................................................................. .............................................................................................................................................................................

                                                                                   .........................................................................

                                                                                      (data i podpis osoby prowadzącej postępowanie)

                                                                                                                                  Zatwierdzam

                                                                                               .........................................................................

* niepotrzebne skreślić                                                                                                          (data i podpis kierownika Zamawiającego)